Her får du oppskriften på hvordan du går frem for å starte en forening. Prosessen kan se omfattende ut, men husk, du kan selvfølgelig kontakte oss for å få hjelp. Vi anbefaler at du leser gjennom punktene nedenfor før avtaler et møte. 

En studentforening er en samling av studenter som driver med noe på frivillig basis. Mer enn 450 foreninger er  registrert hos SiO,  og de driver med alt mellom himmel og jord. Før du starter din egen forening, kan du først sjekke i foreningsoversikten om det finnes en tilsvarende forening fra før.

Begrepsdefinisjoner

I opprettelsen av en studentforening vil du komme borti begrepene under:

Oppstartsgruppe:

Et midlertidig styre som forbereder dannelsen av foreningen som nødvendige dokumenter, konstituerende møte, formål med foreningen m.m. Dette er som regel de menneskene som går med et ønske om å starte en forening. Dersom du er alene, men har en god ide til en forening kan du invitere inn andre til å delta i oppstarten. Dette kan du gjøre ved å invitere åpent fra plakater på fakultetet ditt eller gjennom et åpent Facebook-arrangement til et informasjonsmøte om foreningen.dokumenter, konstituerende møte, formål med foreningen m.m.

Vedtekter: 

Foreningens lover som definerer navn, formål og regulerer driften. Du finner eksempelvedtekter for en studentforening under overskriften: Oppstartsgruppa

Budsjett: 

Plan over økonomiske prioriteringer som beskriver hvilke inntekter foreningen skal ha og hva foreningen skal bruke penger på i den kommende perioden. En budsjettperiode følger som regel kalenderår, men man kan også ha kortere perioder på et semester. Med kortere perioder unngår man at foreningen bestemmer hva «det neste styret» skal bruker av penger.

Konstituerende møte/stiftelsesmøte: 

Møte der foreningen opprettes. Her velges foreningens første styre, og vedtektene bestemmes. Foreningen kan også vedta budsjett for kommende periode på stiftelsesmøtet.

Generalforsamling:

De fleste foreningene har en bestemmelse i vedtektene sine om at det skal avholdes generalforsamling enten hvert semester eller en gang i året. På dette møtet velges nytt styre i foreningen, og man kan gjøre vedtektsendringer. I tillegg er det vanlig å ha en gjennomgang av rapporter (Beretning om drift siste året,samt regnskap), og nye planer bestemmes ( Handlingsplaner og budsjett).

Protokoll: 

Det skal skrives protokoll (referat fra møtet) fra Stiftelsesmøte eller generalforsamling. Disse skal «bekreftes» av to protokollunderskrivere som skal signere referat.

Referent: 

Person som skriver protokoll/referat fra møte.

Er dere en liten gjeng bestående av minst 3 personer med en felles interesse eller mål, kan dere i praksis starte en forening. Start med å bli enige om hva foreningen skal gjøre, og hva den skal hete.

Har du en interesse eller et engasjement for en sak som du har lyst til å jobbe mer organisert med, er det også et godt utgangspunkt for å starte en forening.

Dersom du vil starte en forening på UiO eller HiOA må du først ta en titt på reglementet for registrering av studentforeninger som finnes på disse lærestedene.

Reglement UiO

Reglement HiOA

Dersom foreningen ikke skal høre til på UiO eller HiOA må foreningen følge Velferdstingets reglement for studentforeninger:

Velferdstingets reglement for studentforeninger

En oppstartsgruppe er 3-6 personer som ønsker å starte en forening, og det er de som planlegger og gjør klart slik at foreningen kan bli stiftet. Ideelt sett er noen av medlemmene fra oppstartsgruppen også videre med i foreningsstyret. 

Oppstartsgruppen skal gjøre følgende:

  • Bestemme foreningens navn
  • Bestemme foreningens formål (hvorfor foreningen skal eksistere)
  • Skrive foreningens vedtekter (se nedenfor)
  • Invitere til stiftelsesmøte
  • Finne styremedlemmer til foreningen (ofte flere av medlemmene fra oppstartsgruppen)
  • Eventuelt sette opp et budsjett for det første semesteret/året

Få ut ordet om at dere skal starte en forening: Snakk med folk, heng opp plakater på steder der potensielle medlemmer kan se dem og bruk sosiale medier. Husk å fortelle om når og hvor dere skal ha stiftelsesmøtet.

Det er ofte lettere å promotere foreningen når den er oppe og går, så til stiftelsesmøtet kan dere fokusere på å invitere studenter dere tror kan være interessert i å sitte i styret.

Vedtekter:

Vedtektene er de grunnleggende reglene i foreningen, og sier hvordan foreningen skal drives, hva som er formålet med foreningen, hvordan generalforsamling/allmøte gjennomføres, hvem som kan bli medlemmer, hvordan styret velges, medlemmers rettigheter, økonomiske og juridiske forhold, samt hvordan foreningen kan nedlegges. 

Vi har laget eksempelvedtekter som kan brukes når dere skal skrive foreningens vedtekter. Her har vi også skrevet forklaringer på de forskjellige delene av vedtektene.

Se eksempelvedtektene her

På stiftelsesmøtet bestemmes foreningens formål (hva foreningen skal fokusere på), hvem den skal være for, og hvilke lover dere skal ha (vedtekter, som det heter på foreningsspråk). 

Det er viktig at oppstartsgruppa har en enighet om vedtekter og formål før stiftelsesmøte og kan presenterer disse foran de fremmøtte på stiftelsesmøtet (se "oppstartsgruppe" over). Samtidig kan nye innspill og forslag på stiftelsesmøtet gjøre at man må endre de opprinnelige vedtektene som oppstartsgruppa ble enige om. Det er til syvende og sist de tilstedeværende på stiftelsesmøtet som bestemmer hvordan foreningens vedtekter skal være. Dette er grunnleggende viktig for å sikre en god demokratisk prosess i opprettelsen av foreningen.

På stiftelsesmøtet velges også styret til foreningen, og eventuelt også aktivitetsplaner og budsjett for kommende periode. Dersom plandokumentene er klare til stiftelsesmøtet kan styret få fullmakt til å utarbeide dette til en senere generalforsamling eller medlemsmøte. Et minimum for å opprette foreningen er at vedtekter er bestemt og et styre er valgt.

Det er også viktig at man velger en person til å skrive protokoll (referat) fra møtet og at denne protokollen bekreftes av to protokollunderskrivere. Det er disse dokumentene og opplysningene man trenger når man senere skal registrere foreningen i Brønnøysundregisteret for å få et organisasjonsnummer.

Eksempel på saksgang for stiftelsesmøte

Eksempel på referat fra stiftelsesmøte

Forberedelse til stiftelsesmøtet

Lokale: Siden dere ennå ikke har mulighet til å booke rom på lærestedet, kan stiftelsesmøtet holdes på et offentlig sted, for eksempel en kafé. Om dere regner med at mange kommer, kan dere høre med en av studentpubene om  dere kan holde stiftelsesmøtet der. 

Innkalling: Kall inn til stiftelsesmøtet i god tid, og bruk kanalene dere har tilgjengelig. Dere kan for eksempel invitere på Facebook, via Fronter eller snakke i en relevant forelesning.

Ordstyrer: Det kan være fint å ha en person utenfra for å fylle denne oppgaven. På den måten vil ikke ordstyrer blande seg inn i saker som skal tas opp til debatt eller være subjektiv i valg. Hvem som skal være ordstyrer bør være klart i god tid før møtet.

Referent: Det er viktig at stiftelsesmøtet blir riktig dokumentert, både for historikken i foreningen men også fordi dette er papirer som må sendes inn til ulike etater. Det kan være nyttig å ha en referat-mal liggende (se dokumentet over), slik at det blir gjort riktig med en gang.

Protokollunderskrivere: Personer til å skrive under på referatet/protokollen trengs ikke forberedes i forkant, men kan velges på selve møtet. De skal lese gjennom referatet og skrive under på at det som står stemmer med det som skjedde på møtet.

Tellekorps: Er det valg av nye styremedlemmer og mer enn en kandidat på stillingen/ene må det velges et tellekorps av forsamlingen. Tellekorpset organiserer "telling av hender" ved åpent valg, og "utdeling, innhenting og telling av lapper" ved hemmelig valg. Ved hemmelig valg holder det å si hvem som fikk flest stemmer, ikke hvor mange stemmer hver fikk.

Alkoholservering: Det anbefales å holde diskusjonene og valg edruelig, og gjerne vente med alkoholserveringa til etter møtet. Ordstyrer og de som presenterer de ulike sakene bør være edru.

Når foreningen formelt er startet opp og vedtektene er på plass, er det på tide å registrere foreningen.

Min Forening

Logg deg inn på Min side og se i Min side menyen etter overskriften <Foreninger>. Under <Foreninger> finner du linken <Opprett forening>.

Deretter må du fylle ut skjemaet for registreringen av foreningen. Skjemaet vil til enhver tid sjekke og validere hva du legger inn. Så dersom du ikke fyller inn alle feltene riktig, eller du glemmer å fylle ut alle påkrevde felter vil du få beskjed om det underveis.

Tilhørighet til læresteder

Husk også å laste opp foreningens vedtekter. Det er viktig at det enten gjennom vedtektene eller gjennom beskrivelsen av foreningen kommer frem hvilket lærested foreningen tilhører.
Dersom foreningen er ved UiO eller HiOA er det viktig at dere setter dere inn i lærstedets reglement for studentforeninger. Det er nemlig noen krav fra lærestedet som må oppfylles. Du finner disse reglementene under "Hvem kan starte en forening".

Husk at du kan ta kontakt med oss dersom du står fast!

Link til Min Forening

Husk at du kan ta kontakt med oss dersom du står fast!

 

Å registrere seg i Brønnøysundregisteret er viktig for å få et organisasjonsnummer, som gjør at man kan opprette en bankkonto for foreningen. 

De fleste studentforeninger trenger bare å melde inn et minimum av informasjon: Vedtekter, protokoll fra sist årsmøte og navn/fødselsnummer til alle medlemmer av styret.

Ta gjerne en kikk på SiOs egen veiledning for foreninger som skal registrere seg i Brønnøysundregisteret her.

SiO Foreningers veiledning for registrering i Brønnøysundregisteret

Link til Brønnøysundregisteret

Kulturstyret

Når foreningen er registrert på Min Forening, kan dere søke om midler hos Velferdstingets Kulturstyre. Søknaden sender du fra profilen din på Mine Foreninger.

Husk at Kulturstyret ofte er ekstra greie med nye foreninger, så det er lurt å få frem at dere nettopp har startet opp og hvilke utgifter som er spesielle for oppstarten deres.

Med søknaden din må du laste opp en del dokumenter som dokumentasjon til søknaden.

Første gang du søker må du minimum levere:

  • Søknadsbrev
  • Plan for periode/prosjekt
  • Budsjett for periode/prosjekt
  • Evt. oversikt over egenkapital.

Ha disse dokumentene klare i pdf-format så du kan laste dem opp når du legger inn søknaden.

Andre inntektskilder

Se gjerne på oversikten over andre inntektskilder til studentforeninger, og diskuter i styret hvordan dere evt. kan spe på foreningsøkonomien.

Hjelp med søknaden

Vi har egne veiledningstimer for deg som skal søke Velferdstingets Kulturstyre eller dersom du har spørsmål om andre inntektskilder. Skal dere søke for første gang er det spesielt lurt med en veiledningstime, ta kontakt med oss for å avtale tid.