Scenarioplanlegging for studentforeninger

Når fremtiden er usikker kan det være vanskelig å legge planer, ettersom man ikke vet hva man har lov til, hva som er trygt, hvor mange man kan samle, etc. 

Ved å planlegge for et gitt antall scenarioer er det lettere å senke skuldrene, fordi man vet hva man skal gjøre i de forskjellige scenarioene. Man tenker rett og slett gjennom hvordan de forskjellige scenarioene vil påvirke aktiviteten og økonomien, og lager planer utifra dette.

Scenarioplanlegging kan anvendes på prosjekter, enkeltarrangementer eller hele handlings-/aktivitetsplanen.

En gitt tid før arrangementet/prosjektet velger man hvilken løsning man går fra ut ifra hvilket scenario samfunnet befinner seg i. 

Scenarioplanlegging består av tre trinn:

  1. Beskrive scenario
  2. Lage aktivitetsplan
  3. Bevisstgjøring ved hjelp av kritiske spørsmål
Digitale-møter

1. Beskrive scenario

Man velger selv hvilke scenarioer man vil planlegge for, siden behovene vil være forskjellig fra forening til forening. For noen vil en variasjon i antall som kan møtes drastisk påvirke aktiviteten dersom det går fra 5 til 10. For andre vil ikke denne endringen ha relevans.

Antall relevante scenario dere bør lage vil også kunne variere fra forening til forening. Vi anbefaler å ikke operere med for mange scenarioer, da det kan skape mer forvirring og arbeid enn å fungere som et nyttig verktøy. To eller tre scenarioer burde passe de fleste foreninger.

Eksempel på tre ulike scenarioer:

  • S1: Store begrensninger: Kun grupper under 5 personer kan møtes. 1-2 meter mellom hver person. Det anbefales at man ikke møter andre mennesker om det ikke er strengt nødvendig.
  • S2: Noen begrensninger: Kun grupper på under 50 personer kan møtes - dersom det skjer i organiserte former. Uformelle grupper kan kun møtes i grupper på 10 personer. 1-2 meter mellom hver person. Fysisk kontakt mellom mennesker skal begrenses.
  • S3: Få begrensninger: Grupper på 100 personer kan møtes. 1-2 meter mellom hver person.

2. Lage aktivitets-/handlingsplan

Gå gjennom hver av aktivitetene for å se hvordan de påvirkes av de ulike scenarioene. Legg inn kommentarer dersom noen av scenarioene vil føre til en endring av gjennomføring/påvirker aktiviteten på noen måte selv om det fortsatt kan gjennomføres.

I denne fasen bør dere se etter muligheter i hvert scenario - det er lettere å være kreativ nå enn én uke før arrangementet starter. Hvilke nye muligheter finnes det om arrangementet er digitalt? Let etter det som gjør at alle alternativene er helgode alternativer, og ikke en dårlig erstatning. I eksempelplanene vi har laget har vi kalt dette "wow-faktor". Om dere mangler inspirasjon kan dere hente ideer fra denne artikkelen

Merk at man i en aktivitetsplan kan "hoppe" mellom de forskjellige scenarioene, slik at man ikke følger ett løp slavisk. Det er en dynamisk plan, laget nettopp for at samfunnet endrer seg raskt. 

Eksempel på enkel aktivitetsplan:

Når?

Hva?

S1

S2

S3

Mai

17. mai-frokost

Ja: Leders 17.mai-tale og virtuell skål på Zoom. Link sendes til påmeldte.

Ja: Frokost avholdes på Markblomsten – påmelding må skje på forhånd 

Ja: Frokost avholdes på Marktunet – åpent for alle

Mai

Hyttetur

Nei

Ja: Påmelding på forhånd med maks antall 30 deltakere

Ja – Samme som S2

Juni

Infomøte for nye frivillige

Ja: Avholdes på Zoom

Ja: Avholdes på markblomsten. Sosial pils/brus etter møtet

Ja: Samme som S2

 

Last ned enkel og detaljert aktivitetsplan i Word som dere kan fylle ut selv

3. Bevisstgjøring

Tenk gjennom noen viktige spørsmål etter at dere har laget planen. Dere bør skrive ned det dere blir enige om, slik at alle har klart for seg hva som skjer fremover. Dette kan entes lages som egne planer og lister, eller det kan legges direkte inn i aktivitetsplanen. 

Spørsmål dere bør ta stilling til:

  • Når må vi bestemme oss for hvilket scenario som er gjeldende?
    • Råd: Hold dere til avgjørelsen dere har tatt, selv om restriksjonene skulle løsne like før arrangementsstart. Forutsigbarhet og god kommunikasjon er viktig for medlemmene deres.  
  • Vil de ulike scenarioene påvirke økonomien? Hvordan?
  • Hvilke smitteverntiltak må vi gjøre?
  • Hvordan skal vi kommunisere ut til medlemmene hva som skjer?

Disse elementene kan gjerne legges inn i aktivitetsplanen. I vårt eksempel ser planen da slik ut:

Utdrag fra detaljert aktivitetsplan:

Info

Kategori

S1

S2

S3

17. Mai

17. mai-frokost

Avgjørelse tas 1 uke før

Kan det gjennomføres?

Ja

Ja

Ja

Hvordan?

Leders 17.mai-tale og virtuell skål på Zoom. Link sendes til påmeldte.

Frokost avholdes på Markblomsten (lite lokale) – påmelding må skje på forhånd

Frokost avholdes på Marktunet (stort lokale) – åpent for alle

Hvor mange?

Ubegrenset

Maks 50 deltakere 

Maks 100 deltakere 

Organisering

Leder og nestleder organiserer

Styret handler inn og gjør klart lokalet

Styret handler inn og gjør klart lokalet

Wow-faktor

 

Musikk-Kahoot

17. mai-leker ute i hagen

Økonomi

Ingen utgifter

1000-2000 kroner i utgifter

1000-4000 kroner i utgifter

Smittevernstiltak

Ingen nødvendig

Møbler har stått uberørt i tre dager
Vask og såpe i lokalet
Håndsprit på bordene
Engangsservise og –bestikk
Stolene står 1-2 meter fra hverandre

Møbler har stått uberørt i en uke
Vask og såpe i lokalet
Håndsprit på bordene
Engangsservise og –bestikk

 

Last ned enkel og detaljert aktivitetsplan i Word som dere kan fylle ut selv

 

Andre artikler om koronasituasjonen:

Generell informasjon om våre tilbud og foreningsdrift i denne tiden

God økonomistyring i koronasituasjonen

Hva sier støtteordningene?

Tips for en digital foreningshverdag