Økonomistyring i koronasituasjonen

Den siste tiden har vært veldig spesiell for de fleste på mange måter, også i studentforeningen. Aktivitet har blitt kraftig redusert eller lagt helt på is. Allikevel er det vår oppfordring at dere ser på mulighetene til å holde aktiviteten oppe. Først og fremst er det viktig at dere alle tar en gjennomgang av egen økonomi og budsjett. Vi tilbyr både kurs og veiledning hvis det er behov for det.

Ta en kikk i styreverktøykassen deres og se hva dere kan jobbe og utvikle videre nå når man ikke har arrangementer og annen aktivitet som krever oppmerksomheten. Mye kan gjøres digitalt med tanke på å skape digitale møteplasser. Det å få et hyggelig sosialt avbrekk i disse tider tror vi mange studenter vil se fram til. Under ser dere noen konkrete tips dere kan kikke nærmere på, og ikke nøl med å ta kontakt med oss. Vi bistår mer enn gjerne.

Finn inspirasjon til andre ting dere kan jobbe med her

Avlysninger og støtteordninger

Dere har kanskje allerede en del planer som nå må endres eller i verste fall avlyses (Konserter, quiz, kro, ect). Ha god dialog med resten av styret og undersøk om det er utgifter som allerede har gått ut. De fleste støtteordningene har tilpasset seg den nye hverdagen, og har gjort rede for at de ikke nødvendigvis krever penger tilbake selv om man ikke gjennomfører. Merk at de likevel ofte ber de om dokumentasjon for at pengene er brukt.

Se hva støtteordningene skriver om allerede utdelt støtte etter Covid-19

Dialog i styret

God dialog rundt økonomien er alltid viktig i et styre. Men i en ekstraordinær situasjon som denne er det spesielt viktig at man har en god dialog rundt økonomien og andre forhold i foreningen. Dersom man baserer seg på epost og chat kan man fort "snakke forbi" hverandre. Ta den ekstra telefonen - eller et videomøte - for å avklare ting. 

Mange digitale møteverktøy er gratis, og gir en muligheten til å dele skjerm, jobbe i dokumenter samtidig, fordele oppgaver etc. 

Tips for å drive foreningen digitalt

Sjekkliste for foreningens økonomi

For de fleste små og mellomstore foreningene kan en gjennomgang av noen punkter bety mye for hvordan man kommer ut etter denne perioden med full stopp i aktiviteten. Skaff deg oversikt over situasjonen i din forening

  • Frys aktivitet - Det er et stort press på støtteordninger og mange som tidligere har sponset frivilligheten må kanskje fokusere på seg selv nå. Det er ikke sikkert at du kan regne med de samme inntektene som før. Dersom du har kostnadskrevende aktiviteter kan det være lurt å fryse aktiviteten en periode til man har full oversikt over egen økonomi. Snakk sammen i styret om pengebruk, og bli enige om hver krone brukt. En oppspart buffer kan raskt bli spist opp dersom man driver som vanlig.
  • Likviditet – hvor mye penger har foreningen på konto, og hvor mye av dette er øremerket til egne aktiviteter? Det kan være fra støtteordninger til arrangementer eller til bestemte investeringer.
  • Gjeld til andre – det kan være ubetalte regninger som har kommet inn, eller er på vei, eller utlegg som medlemmer i foreningen har gjort. Tenk også over faste utgifter som bankgebyrer, netthosting og domene, + andre faste utgifter som kommer.
  • Vurder nye avtaler/samarbeid – det kan være lurt å avvente til situasjonen har endret seg og til man har bedre oversikt over situasjonen med å inngå nye avtaler.
  • Ta en gjennomgang av budsjettet deres - Se hva dere ikke har kommet i gang med enda, og hvilke midler som eventuelt skal/må føres tilbake til støtteordninger. Dette er ikke tidspunktet å satse på nye ideer.
  • Styrets ansvar - Det er viktig at styret setter seg inn i sitt juridiske og økonomiske ansvar og jobber for sikre foreningens videre eksistens gjennom god økonomistyring.

Her kan du avtale et møte med oss

Planlegg to parallelle løp

Dersom du skal søke økonomisk støtte til fremtidig aktivitet kan det være lurt å planlegge for to scenarier: En med fortsatt nedstenging og en uten.

Best case er vi tilbake til vanlig drift ganske snart, men dette er nok mindre sannsynlig. Dersom dere allerede nå skal planlegge for høsten kan det være lurt å planlegge for ordinær drift. Samtidig bør dere ha en plan for hva som skjer om dere ikke får gjennomført plan A.

Tenk igjennom kostnadene deres og tenk igjennom når du i verste fall må skru av bryteren og stoppe aktiviteten uten at det påløper kostnader, eller legg alternative planer. Legg også inn en ekstra risiko. Som nevnt før er det viktig å tenke på at inntekter som tidligere var trygge kan bortfalle.

Vi har begynt å sette opp digitale økonomikurs, se oversikten i kurskalenderen

 

Andre artikler om koronasituasjonen:

Generell informasjon om våre tilbud og foreningsdrift i denne tiden

Hva sier støtteordningene?

Tips for en digital foreningshverdag

Scenarioplanlegging for studentforeninger